Posted in Интересно знать

Правила организации незабываемой конференции

Форумы, семинары, конференции позволяют поддерживать диалог в бизнес-среде. С годами популярность таких деловых мероприятий возрастает. Фирмы при этом могут преследовать разные цели: одни хотят продемонстрировать свой статус, другие отдают дань традицию. Есть и те, для кого организация круглых столов – просто работа. В любом случае люди, ответственные за проведение бизнес мероприятий, стараются сделать их максимально успешными, чтобы увеличить клиентскую базу и улучшить свою репутацию на рынке. Правильный выбор конференц-зала – одна из составляющих фурора.

Критерии выбор площадки

Далеко не все ответственные за проведение форумов и семинаров в курсе, как правильно выбирать локацию для мероприятия, чтобы все участники и гости остались довольными. Критериев множество, но основными называют:

  • Число участников. Одинаково негативным вариантом будет чересчур тесные помещения, где гости с трудом помещаются, так и просторные конференц-залы Киев с большим количеством свободных мест. В любом случае это ударит по имиджу и гостям будет сложно настроиться на рабочий лад.
  • «Эргономика» локации. Площадка должна иметь комфортное размещение как для гостей, так и для журналистов (если планируете их приглашать). Важно, чтобы сцена и трибуна, с которой будут читать доклад, хорошо просматривались с любого места, где сидят участники и представители СМИ.
  • Акустика площадки. Даже если общение будет происходить с помощью усиливающего микрофона, в неправильно спроектированных залах или в непрофильных локациях могут возникнуть сложности со звуком и с его распространением по все площади.
  • Если мероприятия будет проходить несколько дней, нужно заранее продумать, где будут ночевать гости. Желательно выбирать гостиницу неподалеку от места проведения мероприятия.
  • Местоположение конференц-зала. Особенно важно обеспечить комфорт приезжих участникам, ведь им будет непросто ориентироваться в мегаполисе. Если речь идет о Киеве, оптимальным решением станет аренда конференц-зала в центре города, неподалеку от станции метро.
  • Интерьер локации. Если планируется бизнес-встреча, вряд ли для нее подойдет помещение, оформленное в игривом стиле. Дизайн должен быть деловым, настраивать на плодотворную деятельность.

Не лишним будет задуматься и над тем, где будут проходить дополнительные мероприятия: кофе-брейки, деловые игры, работа отдельных секций.

Техническая составляющая успеха

В наши дни ни одно бизнес-мероприятие не обходится без визуальных материалов. Соответственно, в конференц-зале должны быть своя техника или он должен быть приспособлен для размещения аппаратуры. В зале обязательно должны быть:

  • Экран. В зависимости от запланированного формата может подойти стандартный телевизор с большой диагональю или монитор компьютера. Иногда нужен огромный экран, прямо как в кинотеатре.
  • Интерактивная доска, запасные источники питания (вряд ли кто-то хочет сорвать мероприятие просто потому, что неожиданно выключили свет), микрофоны, другие дополнительные устройства, которые помогают демонстрировать материалы и озвучивать информацию.
  • Наличие Интернета с хорошей мощностью Wi-Fi. Хотя в крупных городах вроде Киева сети 3G, 4G сильно рассчитывать на них не стоит.

Желательно приехать на площадку за несколько часов до начала мероприятия, чтобы протестировать всю технику и просмотреть удобство мест для участников. Важно сделать правильную расстановку мебели, запустить мультимедийную доску и компьютер.

Проверка зала

Мало просто посмотреть фотографии зала. Нужно на этапе выбора приехать на локацию и проверить все лично:

  • Комфортная уборная с разделением на мужские и женские кабинки. В каждой из них должны быть средства гигиены. Если их нет, попросите администратора добавить.
  • Просторное место для отдыха, где можно пообщаться с коллегами, выпить чашку кофе. Хорошо, если в наличии будут мягкие пуфики или небольшие диваны.
  • Убедитесь, что во всех помещениях комфортная температура. Летом пригодятся кондиционеры, а зимой – обогреватели.

Поскольку многие гости наверняка приедут на своих автомобилях, проверьте, будет ли им где припарковаться

Ценовая политика

Если вы интересуетесь, во сколько обходится аренда конференц-залов в Киеве, здесь все индивидуально. Стоимость зависит, в первую очередь, от многообразия дополнительных услуг. При наличии полного комплекта технического оборудования, комфортная зона для кофе-брейков, кафетерий придется выложить кругленькую сумму. Зал находится в центре города или в известной постройке? Цена также может возрасти.

За дополнительные услуги, например, размещение рекламы, оплата также возрастает. Помните, что хорошие условия не могут дешево обходиться.

Нужен ли кейтеринг

При планировании бизнес-мероприятия нужно подумать, чем вы будете угощать гостей. Не будете же вы сами готовить закуски для десятков или тысяч участников семинара. Кейтеринг на конференции – это выездной ресторан. Его можно провести на любой площадке в том формате, который нравится организаторам. Чаще всего заказывают:

  • Кофе-брейки. Они предполагают меню из легких закусок, небольшие бутерброды, выпечку десерты. Записать угощения можно чаем или кофе.
  • Фуршет. Стол заполняют разными холодными и горячими закусками, нарезками и другими вкусняшками. Гости выбирают то, что им больше нравится, и свободно передвигаются по залу.
  • Банкет. Его организовывают для самых важных гостей в привлекательной обстановке и с разнообразным меню. Гостей рассаживают за столами, еду им приносят официанты.

На сегодняшний день аренда конференц-зала – весьма популярная услуга. Большой выбор локаций позволяет выбрать вариант, который полностью соответствует вашим требованиям. Успех проведения зависит от множества факторов. Главное – заранее проверить все детали. Современная техника, интересные спикеры, опрятные залы, вкусный кейтеринг подарят гостям массу положительных эмоций от посещения тренинга.

There are no comments

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Start typing and press Enter to search

Shopping Cart