Правила организации незабываемой конференции

Форумы, семинары, конференции позволяют поддерживать диалог в бизнес-среде. С годами популярность таких деловых мероприятий возрастает. Фирмы при этом могут преследовать разные цели: одни хотят продемонстрировать свой статус, другие отдают дань традицию. Есть и те, для кого организация круглых столов – просто работа. В любом случае люди, ответственные за проведение бизнес мероприятий, стараются сделать их максимально успешными, чтобы увеличить клиентскую базу и улучшить свою репутацию на рынке. Правильный выбор конференц-зала – одна из составляющих фурора.

Критерии выбор площадки

Далеко не все ответственные за проведение форумов и семинаров в курсе, как правильно выбирать локацию для мероприятия, чтобы все участники и гости остались довольными. Критериев множество, но основными называют:

• Число участников. Одинаково негативным вариантом будет чересчур тесные помещения, где гости с трудом помещаются, так и просторные конференц-залы Киев с большим количеством свободных мест. В любом случае это ударит по имиджу и гостям будет сложно настроиться на рабочий лад.
• «Эргономика» локации. Площадка должна иметь комфортное размещение как для гостей, так и для журналистов (если планируете их приглашать). Важно, чтобы сцена и трибуна, с которой будут читать доклад, хорошо просматривались с любого места, где сидят участники и представители СМИ.
• Акустика площадки. Даже если общение будет происходить с помощью усиливающего микрофона, в неправильно спроектированных залах или в непрофильных локациях могут возникнуть сложности со звуком и с его распространением по все площади.
• Если мероприятия будет проходить несколько дней, нужно заранее продумать, где будут ночевать гости. Желательно выбирать гостиницу неподалеку от места проведения мероприятия.
• Местоположение конференц-зала. Особенно важно обеспечить комфорт приезжих участникам, ведь им будет непросто ориентироваться в мегаполисе. Если речь идет о Киеве, оптимальным решением станет аренда конференц-зала в центре города, неподалеку от станции метро.
• Интерьер локации. Если планируется бизнес-встреча, вряд ли для нее подойдет помещение, оформленное в игривом стиле. Дизайн должен быть деловым, настраивать на плодотворную деятельность.

Не лишним будет задуматься и над тем, где будут проходить дополнительные мероприятия: кофе-брейки, деловые игры, работа отдельных секций.

Техническая составляющая успеха

В наши дни ни одно бизнес-мероприятие не обходится без визуальных материалов. Соответственно, в конференц-зале должны быть своя техника или он должен быть приспособлен для размещения аппаратуры. В зале обязательно должны быть:

• Экран. В зависимости от запланированного формата может подойти стандартный телевизор с большой диагональю или монитор компьютера. Иногда нужен огромный экран, прямо как в кинотеатре.
• Интерактивная доска, запасные источники питания (вряд ли кто-то хочет сорвать мероприятие просто потому, что неожиданно выключили свет), микрофоны, другие дополнительные устройства, которые помогают демонстрировать материалы и озвучивать информацию.
• Наличие Интернета с хорошей мощностью Wi-Fi. Хотя в крупных городах вроде Киева сети 3G, 4G сильно рассчитывать на них не стоит.

Желательно приехать на площадку за несколько часов до начала мероприятия, чтобы протестировать всю технику и просмотреть удобство мест для участников. Важно сделать правильную расстановку мебели, запустить мультимедийную доску и компьютер.

Проверка зала

Мало просто посмотреть фотографии зала. Нужно на этапе выбора приехать на локацию и проверить все лично:

• Комфортная уборная с разделением на мужские и женские кабинки. В каждой из них должны быть средства гигиены. Если их нет, попросите администратора добавить.
• Просторное место для отдыха, где можно пообщаться с коллегами, выпить чашку кофе. Хорошо, если в наличии будут мягкие пуфики или небольшие диваны.
• Убедитесь, что во всех помещениях комфортная температура. Летом пригодятся кондиционеры, а зимой – обогреватели.

Поскольку многие гости наверняка приедут на своих автомобилях, проверьте, будет ли им где припарковаться

Ценовая политика

Если вы интересуетесь, во сколько обходится аренда конференц-залов в Киеве, здесь все индивидуально. Стоимость зависит, в первую очередь, от многообразия дополнительных услуг. При наличии полного комплекта технического оборудования, комфортная зона для кофе-брейков, кафетерий придется выложить кругленькую сумму. Зал находится в центре города или в известной постройке? Цена также может возрасти.

За дополнительные услуги, например, размещение рекламы, оплата также возрастает. Помните, что хорошие условия не могут дешево обходиться.

Нужен ли кейтеринг

При планировании бизнес-мероприятия нужно подумать, чем вы будете угощать гостей. Не будете же вы сами готовить закуски для десятков или тысяч участников семинара. Кейтеринг на конференции – это выездной ресторан. Его можно провести на любой площадке в том формате, который нравится организаторам. Чаще всего заказывают:

• Кофе-брейки. Они предполагают меню из легких закусок, небольшие бутерброды, выпечку десерты. Записать угощения можно чаем или кофе.
• Фуршет. Стол заполняют разными холодными и горячими закусками, нарезками и другими вкусняшками. Гости выбирают то, что им больше нравится, и свободно передвигаются по залу.
• Банкет. Его организовывают для самых важных гостей в привлекательной обстановке и с разнообразным меню. Гостей рассаживают за столами, еду им приносят официанты.

На сегодняшний день аренда конференц-зала – весьма популярная услуга. Большой выбор локаций позволяет выбрать вариант, который полностью соответствует вашим требованиям. Успех проведения зависит от множества факторов. Главное – заранее проверить все детали. Современная техника, интересные спикеры, опрятные залы, вкусный кейтеринг подарят гостям массу положительных эмоций от посещения тренинга.